Executive Secretary Excellence

Γεώργιος Βάβουλας

ΜΒΑ, Σύμβουλος Επιχειρήσεων, ο οποίος έχει διατελέσει Project Manager σε εκατοντάδες Έργα Οργάνωσης και Σχεδιασμού Διαδικασιών Λειτουργίας Οργανισμών, Σχεδιασμού και Ελέγχου Συστημάτων Πληροφορικής, Ασφάλειας Πληροφοριακών Συστημάτων, υποστήριξης Εφαρμογής και Αξιολόγησης αποκλίσεων Προτύπων Διαχείρισης, όπως του ISO 9001, του ISO 27001 και πολλών άλλων. Είναι πιστοποιημένος Επιθεωρητής Συστημάτων Ποιότητας και Data Protection Officer (DPO). Επίσης, διαθέτει μεγάλη εκπαιδευτική εμπειρία στα παραπάνω αντικείμενα, καθώς και σε θέματα Οργάνωση Γραφείου, Βελτίωσης Καθημερινότητας και σε τεχνικές ανάπτυξης δεξιοτήτων Διοικητικών Στελεχών.

Παναγιώτης Σταθόπουλος

Consultant, IT Specialist, Certified DPO & Experience Speaker. Σύμβουλος Επιχειρήσεων και Πληροφορικής. IT Specialist με 30ετή εμπειρία στους Η/Υ, το πεδίο δράσης του εστιάζει στη συμβουλευτική των επιχειρήσεων και ειδικότερα σε θέματα Digital Transformation, Data Analysis και Business Intelligence, Digital Marketing (πιστοποιημένος στα Google Ads) και σε θέματα ανάπτυξης υποδομών και πληροφοριακών συστημάτων. Με μεγάλη εμπειρία σε βάσεις δεδομένων, προγραμματισμό και συστημάτων ασφάλειας της πληροφορίας είναι από τους πρώτους πιστοποιημένους DPO. Διαθέτει μακρά εκπαιδευτική εμπειρία, με πάνω από 3.000 ελεύθερους επαγγελματίες και στελέχη επιχειρήσεων τα τελευταία 20 έτη.

Ιωάννης Κριτσωτάκις

Διδάκτωρ του Οικονομικού Πανεπιστημίου της Βιέννης με εξειδίκευση στο Marketing Εξαγωγών και την επικοινωνία. Πρώην ανώτατο στέλεχος του Ελληνικού Οργανισμού Εξαγωγών και Καθηγητής στην Εθνική Σχολή Δημόσιας Διοίκησης. Διαθέτει μακροχρόνια διδακτική εμπειρία στην εκπαίδευση στελεχών επιχειρήσεων και ένα πλούσιο συγγραφικό έργο (Εμπορικές Εκθέσεις - Ο Δρόμος για την Επιτυχία, Νικητές οι Πωλήσεις που Αγαπούν οι Πελάτες, Το Τηλέφωνο Φέρνει Κέρδη, Επειδή Ποτέ δεν θα Έχετε μια Δεύτερη Ευκαιρία, Διαπολιτισμική Επικοινωνία)

• Σε Γραμματείς της Γενικής Διεύθυνσης και των υπολοίπων Διευθύνσεων.
• Σε όλα τα υποστηρικτικά Στελέχη Επιχειρήσεων και Οργανισμών
• Με δεδομένο ότι η Αποδοτική Λειτουργία του Γραφείου δεν επηρεάζει μόνο την Γραμματεία, αλλά και όλους όσους υποστηρίζονται από το Γραφείο, το σεμινάριο αυτό είναι κατ΄ ουσίαν απαραίτητο σε όλα τα Στελέχη.

Πως θα ωφεληθούν οι συμμετέχοντες:

• Θα αντιληφθούν σε μεγάλο βαθμό τον σημαντικό ρόλο της Executive Secretary
• Θα εξασκηθούν στις Μεθόδους καλύτερης Διαχείρισης Χρόνου με Εργαλεία και Ασκήσεις
• Θα ασκηθούν πάνω σε μεθόδους προγραμματισμού Εργασιών
• Θα εξοικειωθούν με τις Πρακτικές Αποτελεσματικής Επικοινωνίας
• Θα ασκηθούν στη Δομημένη Επίλυση Προβλημάτων
• Θα γνωρίσουν τρόπους ευρύτερης αξιοποίησης των Εφαρμογών Γραφείου
• Θα εξοικειωθούν με την αποτελεσματική Πρακτική Διαχείρισης Συγκρούσεων
• Θα μπορούν να υποστηρίξουν πιο αποτελεσματικά τον Προϊστάμενό τους
• Θα μπορούν να σχεδιάσουν την Προσωπική τους ανάπτυξη

Η σύγχρονη Executive Secretary είναι ένα πολύτιμο Στέλεχος για κάθε Οργανισμό. Απαιτείται να έχει πολυδιάστατα χαρακτηριστικά και Δεξιότητες για να επιτελεί με επαγγελματισμό τον ρόλο της στην δημιουργία ενός Εργασιακού περιβάλλοντος υψηλής Ποιότητας, μέσα από:

• Σωστή ιεράρχηση Προτεραιοτήτων
• Αποτελεσματική Επικοινωνία
• Αναλυτικό και πλήρη Προγραμματισμό Εργασιών και παρακολούθηση εκκρεμοτήτων
• Διαμόρφωση του χώρου του Γραφείου με σωστά κριτήρια αισθητικής
• Επιτυχημένη Διαχείριση καθημερινών Κρίσεων - Συγκρούσεων
• Αποτελεσματική, αλλά με λεπτότητα Διαχείριση «ανεπιθύμητων εισβολέων» στο Γραφείο της Διεύθυνσης
• Άριστη γνώση των εφαρμογών και εργαλείων γραφείου
• Ολοκληρωμένη υποστήριξη του Προϊσταμένου
• Διαμόρφωση της αμφίδρομης Επικοινωνίας με τον Προϊστάμενο, που συμβάλλει στην υψηλή Παραγωγικότητα

Το Σεμινάριο αυτό, στην ουσία παίρνει μορφή Workshop. Μέσα από Διαδραστικές Ασκήσεις, Role Playing και παραδείγματα εμπεδώνονται τεχνικές και τρόποι Διαχείρισης για πλήθος καταστάσεων που αντιμετωπίζει καθημερινά η Executive Secretary, ενώ παρουσιάζεται και ένα πρωτοποριακό paperless Σύστημα Διαχείρισης της Καθημερινότητας, δηλαδή όλων των εισερχόμενων πληροφοριών, ενεργειών και εκκρεμοτήτων που απογειώνει την Παραγωγικότητα της Executive Secretary και των υπολοίπων Διευθύνσεων του Γραφείου.

Επιπλέον, θα βοηθήσει τις Γραμματείς στην προσωπική τους ανάπτυξη καθώς και την εικόνα τους.

Οι Σύμβουλοι της Εταιρείας μας θα καλύπτουν επι 12 μήνες την υποστήριξη των Συμμετεχόντων, παρέχοντας απαντήσεις – διευκρινίσεις σε πιθανές ερωτήσεις τους.

Ενότητες
1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

• Ο ρόλος της σύγχρονης Executive Secretary
• Απαιτούμενες Γνώσεις και Δεξιότητες

2. Η ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΗΣ ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΟΤΗΤΑΣ

• Οι «ληστές» του χρόνου και τρόποι αντιμετώπισής τους
• Οι κακές συνήθειες και πως τις ξεπερνάμε
• Πώς πρέπει να γίνεται η επεξεργασία κάθε εισερχόμενης Πληροφορίας: Αρχειοθέτηση, Ανάθεση – Υλοποίηση – Επανεξέταση στο μέλλον Σύστημα David Allen GTD: Getting Things Done)
• Καθορισμός Προτεραιοτήτων και Προθεσμιών διεκπεραίωσης
• Χρήση ειδικών Εργαλείων και Εφαρμογών, που μας ενημερώνουν τι οφείλουμε και τι μας οφείλουν
• Η απόκτηση νέων συνηθειών όπως η Ενεργητική Ακρόαση, η Αποφυγή Αναβλητικότητας, το Καθαρό Γραφείο, η Δομημένη Διαχείριση Meetings, η Αποτελεσματική επίλυση Προβλημάτων κ.λπ.
• Η αναζήτηση του γενεσιουργού Αιτίου. Η Μέθοδος των 5 “Γιατί”
• Εργαλεία Λήψης Αποφάσεων
• Διαδραστικές Ασκήσεις και role playing

3. Η ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΩΝ

• Η συμβολή στη βελτίωση του προγραμματισμού του Προϊσταμένου
• Διαχείριση διαφωνιών με τον Προϊστάμενο
• Ο τρόπος που η Executive Secretary δίνει επαίνους στον Προϊστάμενο
• Η Διαχείριση συσκέψεων και συνεδριάσεων
• Η Παρακολούθηση (follow up) αποφάσεων Διοίκησης
• Οργανωμένη Διαχείριση των προτεραιοτήτων της Διεύθυνσης ώστε να υλοποιούνται έγκαιρα τα επείγοντα, αλλά και τα Σημαντικά μη Επείγοντα
• Διαχείριση ψιθύρων και διαδόσεων που υπονομεύουν το Εργασιακό κλίμα

4. ΤΟ PROJECT ΤΗΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΗΣ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ

• Πως χτίζεται ένα Πρόγραμμα Προσωπικής Βελτίωσης σε επίπεδο Εβδομάδας, Μήνα, Εξαμήνου, Έτους

5. ΓΡΑΦΕΙΟ & ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ

• Paperless Office και μέθοδοι βελτίωσης Λειτουργίας Γραφείου
• Κοινή χρήση πληροφοριών και διάχυση Γνώσης
• Tο Γραφείο σας οπουδήποτε – Online/Cloud Office
• Εργαλεία Διαχείρισης Εργασιών
• Scanners και αναγνώριση κειμένου (OCR)
• Χρήση κωδικών (passwords) και Ηλεκτρονική υπογραφή
• Ασφάλεια και Διαχείριση ευαίσθητων Δεδομένων στο χώρο του Γραφείου
• Συμβουλές βελτιστοποίησης χρήσης Outlook
• Παραδείγματα Εφαρμογής

6. ΤΑ ΜΥΣΤΙΚΑ ΤΗΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ

• Αρχές της Επικοινωνίας
• Λεκτική Επικοινωνία
• Εξωλεκτική Επικοινωνία (Η γλώσσα του σώματος)
• Παραλεκτική Επικοινωνία
• Ομοιότητες και διαφορές μεταξύ τηλεφωνικής και της άμεσης (πρόσωπο με πρόσωπο) Επικοινωνίας
• Η βελτίωση της ενδοεταιρικής Επικοινωνίας
• Κρίσιμα σημεία τηλεφωνικής Επικοινωνίας
• Λάθη προς αποφυγή – απαγορευμένες φράσεις
• «Δύσκολες» περιπτώσεις και χειρισμός (Αντιρρήσεις, Διαμαρτυρίες και Παράπονα)
• Διαδραστικές Ασκήσεις και role playing

Στο υλικό του σεμιναρίου περιλαμβάνονται:

• Όλη η παρουσίαση του σεμιναρίου σε ηλεκτρονική μορφή
• Εφαρμογές σε Excel για Event Management, Λειτουργία Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλου, Προγραμματισμό Εργασιών και Διαχείριση Έργων
• Δωρεάν υποστήριξη για έναν ολόκληρο χρόνο πάνω σε θέματα του σεμιναρίου

Τρόπος παρακολούθησης
Το Σεμινάριο υλοποιείται ηλεκτρονικά μέσω ειδικής web - πλατφόρμας, που έχει την δυνατότητα πλήρους Διαδραστικότητας (Interaction), πρόσωπο προς πρόσωπο επικοινωνίας, αμφίδρομης υποβολής ερωτήσεων και αλληλεπίδρασης μεταξύ των συμμετεχόντων, σαν να βρίσκονται σε εκπαιδευτική αίθουσα.