Οργάνωση καθημερινότητας και προσωπική ανάπτυξη

Νικόλαος Ι. Μιχαλολιάκος

Managing Director & Strategy Consultant

Ιδρυτής (το 1993) και Διευθύνων Σύμβουλος της AQS, Χημικός Μηχανικός, επί 20 χρόνια διετέλεσε Ανώτερο και Ανώτατο Στέλεχος μεγάλων Διεθνών Επιχειρήσεων με μεγάλη εμπειρία στη Διεύθυνση Παραγωγής και με συμμετοχή σε περισσότερα από 300 ολοκληρωμένα Έργα Αναδιοργάνωσης σε πολλά εκ των οποίων συμπεριλαμβάνεται και ο τομέας των Logistics, των Προμηθειών και των Πωλήσεων, Έργα Σχεδιασμού πειραμάτων και SPC, Έργα Μείωσης Κόστους και Ανάλυσης Επιχειρηματικών Κινδύνων.

Επίσης, διαθέτει μεγάλη συμβουλευτική εμπειρία σε πληθώρα έργων Επιχειρηματικού Σχεδιασμού Ανάπτυξης Συστημάτων HRM. Έχει υλοποιήσει πλήθος σεμιναρίων στον τομέα της Ηγεσίας, της Διαχείρισης και Ανάπτυξης του Ανθρώπινου Δυναμικού ιδιαιτέρως στον Προγραμματισμό και Διαχείριση Χρόνου, του Επιχειρηματικού Σχεδιασμού, της Διαχείρισης Έργων, των Προμηθειών, του Budgeting, του Risk Management, του Management Reporting και της Οργάνωσης Εργοταξίου, τα οποία έχουν παρακολουθήσει πάνω από 1.000 στελέχη επιχειρήσεων και οργανισμών.

Επιπλέον των μεγάλων Επιχειρήσεων έχει διδάξει την αποτελεσματική Ηγεσία και στα Πανεπιστήμια: Πατρών, Μεσογειακό, Αιγαίου, Δυτικής Αττικής, Διεθνές, Δημοκρίτειο Θράκης αλλά και στο Εθνικό Μετσόβιο Πολυτεχνείο (ΕΜΠ), στο Πολυτεχνείο Κρήτης και στην Ανωτάτη Σχολή Καλών Τεχνών (ΑΣΚΤ).

Το σεμινάριο απευθύνεται κυρίως στους Προέδρους και στα Ανώτατα Στελέχη, αλλά και σε όλα ανεξαιρέτως τα Στελέχη κάθε Επιχείρησης ή Οργανισμού, που αναζητούν τρόπους για τη βελτίωση της οργάνωσης του χρόνου και των εργασιών τους, της επικοινωνίας, των αναθέσεων, την απαλλαγή από το Stress και την άσκηση ελέγχου, που οδηγούν στην αύξηση της παραγωγικότητας των ιδίων, αλλά και του τμήματός τους, καθώς και στη βελτίωση της ποιότητας της προσωπικής ζωής τους ως επακόλουθο.

Πως θα ωφεληθούν οι συμμετέχοντες

• Θα εξοικειωθούν με τον τρόπο και τα εργαλεία καθορισμού των προτεραιοτήτων και λήψης αποφάσεων
• Θα εξοικειωθούν με λίαν αποδοτική διαδικασία εβδομαδιαίου και ημερήσιου προγραμματισμού.
• Θα είναι σε θέση να αντιμετωπίζουν την αναβλητικότητα μέσω αναγνωρισμένων πρακτικών.
• Θα οργανώνουν επιτυχημένες και αποδοτικές συσκέψεις.
• Θα μάθουν τον τρόπο αποφυγής συνηθειών που ληστεύουν τον χρόνο, αλλά και τον τρόπο απόκτησης συνηθειών που βελτιώνουν την απόδοση.
• Θα έχουν στη διάθεσή τους ειδικές λίστες ελέγχου ως εργαλεία προσωπικής βελτίωσης για τη διαχείριση συγκρούσεων, την ανάθεση αρμοδιοτήτων, το Coaching, τη Διαχείριση του Stress κ.λπ.
• Θα εξοικειωθούν με τη χρήση σύγχρονης τεχνολογίας και εφαρμογών πληροφορικής στη διαχείριση της καθημερινότητας.
• Θα αναπτύξουν ένα ολοκληρωμένο Project προσωπικής βελτίωσης διαχείρισης χρόνου και απαλλαγής από το Stress και επομένως εντυπωσιακής βελτίωσης της παραγωγικότητας.
• Το σημαντικότερο όμως είναι ότι οι συμμετέχοντες, θα μπορέσουν εφαρμόζοντας τις πρακτικές αυτές, ανεξάρτητα από το πλήθος και την πολυπλοκότητα των προβλημάτων, να έχουν μια γαλήνια, ξεκούραστη και δημιουργική ημέρα, καθώς όλα τα προβλήματα και οι εκκρεμότητες θα διευθετούνται με βάση τις αρχές που προαναφέραμε οπότε παράλληλα απογειώνεται και η παραγωγικότητα.

Το καινοτόμο αυτό σεμινάριο παρουσιάζει με οργανωμένο τρόπο σύγχρονες πρακτικές, εργαλεία και διαδικασίες για τη διαχείριση της συνεχούς ροής των εισερχομένων πληροφοριών και των ποικίλων απαιτήσεων της καθημερινότητας, του τρόπου καθορισμού προτεραιοτήτων, για την αναβάθμιση της εσωτερικής επικοινωνίας, τη σωστή πρακτική εκχώρησης αρμοδιοτήτων, την επίλυση προβλημάτων και λήψη αποφάσεων, τη διαχείριση των εσωτερικών συγκρούσεων, την εφαρμογή της συναισθηματικής νοημοσύνης, την ενδυνάμωση των ανθρώπων σας, την διαχείριση του Stress και την ανάπτυξη του πνεύματος ομάδας. Στο σεμινάριο θα καταρριφθούν μύθοι που μας καταδυναστεύουν όπως π.χ. ότι το ''To do List'' αποτελεί εργαλείο προγραμματισμού, ενώ στην πραγματικότητα η παραγωγική διεργασία πραγματισμού και καθορισμού προτεραιοτήτων χρειάζεται επτά βήματα για να απογειωθεί η παραγωγικότητα.

Επιπλέον στο σεμινάριο παρουσιάζονται οι τεχνικές απαλλαγής από το stress και η απόκτηση είκοσι νέων συνηθειών, που αναβαθμίζουν την παραγωγικότητα και είκοσι συνηθειών που σπαταλούν τον χρόνο μας (ληστές του χρόνου), που βασίζονται στη διεθνή εμπειρία.

Μεταξύ των τεχνικών αυτών περιλαμβάνονται:

• η απομάκρυνση των στρεσογόνων παραγόντων,
• η καθιέρωση πρωινής και βραδινής ρουτίνας,
• η διαμόρφωση καλού εργασιακού κλίματος
• η παρακίνηση του προσωπικού,

που οδηγούν σε θεαματική αύξηση της παραγωγικότητας και βοηθούν το στέλεχος να αποκτήσει την εσωτερική ισορροπία και αρμονία, που είναι στοιχεία απαραίτητα για την επαγγελματική καταξίωση και την ποιότητα της προσωπικής του ζωής.

Όπως το θέτει ο D. Allen (συγγραφέας του Διεθνούς Best Seller "Get The Things Done (GTD)", είναι αδύνατον να διαχειριστείς στόχους, έργα και δράσεις, εάν η καθημερινότητα βρίσκεται εκτός ελέγχου. Απαιτείται λοιπόν ένας απλός και αποδοτικός μηχανισμός που θα θέτει τα πάντα σε μια ελεγχόμενη ροή.

Οι σύμβουλοι της εταιρείας μας θα καλύπτουν επι δώδεκα μήνες την υποστήριξη των συμμετεχόντων, παρέχοντας απαντήσεις – διευκρινίσεις σε πιθανές ερωτήσεις τους.

Ενότητες

Το σεμινάριο αυτό περιλαμβάνει την παρακάτω θεματολογία που εμπλουτίζεται με βιωματικές ασκήσεις και ανάλογα εργαλεία:

1. Αυτογνωσία

• Διάγνωση παρούσας κατάστασης – ερωτηματολόγια αυτοαξιολόγησης
• Απαιτούμενες υποδομές: εργαλεία λήψης αποφάσεων, εργαλεία επίλυσης προβλημάτων

2. Προτεραιότητες– Προγραμματισμός– Παραγωγικότητα

• Η διευθέτηση όλων των εισερχομένων πληροφοριών (Fax, Τηλέφωνα, Εmail, Προφορικές Εντολές)
• Τα τέσσερα τεταρτημόρια στο Matrix του χρόνου
• Ο καθορισμός προτεραιοτήτων
• Η βέλτιστη διαδικασία για τον εβδομαδιαίο – ημερήσιο προγραμματισμό
• Συστηματική διαχείριση συσκέψεων

3. Σύστημα David Allen

• Πώς γίνεται η επεξεργασία κάθε εισερχόμενης πληροφορίας: αρχειοθέτηση, ανάθεση – υλοποίηση – επανεξέταση στο μέλλον
• Καθορισμός επόμενου βήματος κάθε προγραμματισμένης δραστηριότητας (Σύστημα David Allen GTD: Getting Things Done)

4. Τρόποι διαχείρησης του stress

• Πρακτικές ασκήσεις απαλλαγής από το Stress
• Η βελτίωση της επικοινωνίας ως παράγοντας καλύτερης διαχείρισης του χρόνου. Τα κρίσιμα σημεία στην επικοινωνία
• Πώς αντιμετωπίζεται η αναβλητικότητα
• Τα μυστικά της παρακίνησης και του καλού εργασιακού κλίματος

5. Η σπατάλη του χρόνου

• Οι Είκοσι συνήθειες που συντελούν στην σπατάλη του χρόνου (Ληστές του Χρόνου)
• Πώς αντιμετωπίζονται οι «Ληστές» του χρόνου

6. Καλές πρακτικές – Συνήθειες στη διαχείριση του χρόνου

• Καλές συνήθειες – δεξιότητες που πρέπει να αποκτηθούν για την αύξηση της παραγωγικότητας
• Πως αποκτάται μια χρήσιμη συνήθεια
• Η σημαντικότητα ποιοτικής ρουτίνας για το πρωί και το βράδυ
• Η αξία της εκχώρησης αρμοδιοτήτων και πώς την ενισχύουμε
• Πως χτίζεται ένα πρόγραμμα για την προσωπική βελτίωση της διαχείρισης του χρόνου, σε επίπεδο εβδομάδας, μήνα, τριμήνου, εξαμήνου, χρόνου

7. Η επίλυση των προβλημάτων και η λήψη αποφάσεων

• Η επικέντρωση σε ένα πράγμα κάθε φορά
• Ο δομημένος τρόπος επίλυσης προβλημάτων
• Η αναζήτηση του γενεσιουργού αιτίου. Η μέθοδος των 5 “Γιατί”
• Εργαλεία λήψης αποφάσεων
• Πως καθορίζονται οι προτεραιότητες

8. Η διαμόρφωση του καλού εργασιακού κλίματος

• Είκοσι παράμετροι του καλού εργασιακού κλίματος και πώς βελτιώνονται
• Η διαμόρφωση της κατάλληλης κουλτούρας

9. Η ενδυνάμωση των ανθρώπων

• Τρόποι παρακίνησης
• Ανάπτυξη του προσωπικού

10. Η βελτίωση της επικοινωνίας

• Οι επτά στόχοι της Επικοινωνίας
• Τα είκοσι ακούσια λάθη κατά την επικοινωνία που καταστρέφουν τις προσωπικές σχέσεις

Με μια σειρά βιωματικών ασκήσεων οι συμμετέχοντες θα συνειδητοποιήσουν την καταστροφική συνέπεια των συνηθειών που μειώνουν την απόδοση μας (όπως π.χ. να μην θέτουμε προτεραιότητες ή να διακόπτουμε μια εργασία και να αρχίζουμε κάποια άλλη ή να δημιουργούμε σφήνες στους συνεργάτες μας) και θα ασκηθούν στην αλλαγή των συνηθειών αυτών με εκείνες που αυξάνουν την αποτελεσματικότητά μας.

Το σεμινάριο υλοποιείται ηλεκτρονικά μέσω ειδικής web - πλατφόρμας, που έχει την δυνατότητα πλήρους Διαδραστικότητας (Interaction), πρόσωπο προς πρόσωπο επικοινωνίας, δημιουργίας virtual αιθουσών για ομαδικές ασκήσεις και αμφίδρομης υποβολής ερωτήσεων μεταξύ των συμμετεχόντων σαν να βρίσκονται σε εκπαιδευτική αίθουσα.

Στο υλικό του σεμιναρίου περιλαμβάνονται:

• H παρουσίαση του σεμιναρίου
• Εργαλεία για Αναφορές και Διαχείριση Εκκρεμοτήτων
• Εφαρμογή Διαχωρισμού σε Επείγοντα – Μη Επείγοντα, Σημαντικά Επείγοντα – Σημαντικά Μη Επείγοντα
• Εργαλεία Διαχείρισης Έργων και Διασφάλισης Προθεσμιών
• Εφαρμογή σε Excel για την ανάπτυξη του Προσωπικού Project για τη βελτίωση της Διαχείρισης Χρόνου, την πλήρη απαλλαγή από το Stress και τη Βελτίωση της Παραγωγικότητας
• Δωρεάν υποστήριξη για έναν ολόκληρο χρόνο πάνω σε θέματα του σεμιναρίου