Με βάση την εμπειρία που απέκτησα τα 2 τελευταία χρόνια συμβουλεύοντας startups, κατέληξα στο συμπέρασμα ότι αρκετοί μάνατζερ ή ιδιοκτήτες νεοφυών επιχειρήσεων είτε θεωρούν ως δεδομένο ότι διοικούν σωστά, είτε αδυνατούν να εξασκήσουν τη διοίκηση της επιχείρησής τους λόγω έλλειψης τεχνογνωσίας ή διάθεσης εποικοδομητικής αυτοκριτικής και κατ’ επέκταση προσωπικής βελτίωσης. Συνέπεια αυτών είναι ότι οδηγούνται σε πτωχά ή ανεπαρκή αποτελέσματα…
Θεώρησα λοιπόν χρήσιμο να αναφερθώ σε κάποια θέματα που μας φέρνουν “back to the basics”, σύμφωνα με τα οποία το μάνατζμεντ μιας επιχείρησης αποτελείται από 4 βασικές λειτουργίες:
1) Προγραμματισμός
2) Οργάνωση
3) Ηγεσία
4) Έλεγχος
Προγραμματισμός: Αποτελεί την πρωταρχική λειτουργία του μάνατζμεντ. Είναι η διαδικασία ή το σύνολο των ενεργειών με τις οποίες καθορίζονται οι στόχοι της επιχείρησης, προβλέπεται η εξέλιξη στο μέλλον των μεταβλητών του εσωτερικού και εξωτερικού περιβάλλοντός της, ενώ προσδιορίζονται οι τρόποι, οι ενέργειες και τα μέσα με τα οποία θα επιτευχθούν οι στόχοι στο συγκεκριμένο περιβάλλον.
Ο επιχειρηματικός προγραμματισμός είναι απόρροια της λήψης αποφάσεων και τα βασικά του πλεονεκτήματα είναι τα εξής:
a. Δίνει κατεύθυνση για το τι πρέπει να γίνει.
b. Μειώνει την επικάλυψη, τις περιττές δραστηριότητες και τις παραλείψεις.
Η αξία του προγραμματισμού είναι αδιαμφισβήτητη:
a. Η αποδοχή του ή όχι διαχωρίζει τις επιτυχημένες επιχειρηματικές δραστηριότητες από τις ανεπιτυχείς.
b. Δημιουργούνται εναλλακτικές λύσεις δράσης στην αντιμετώπιση των μελλοντικών προβλημάτων.
c. Αξιοποιούνται πολύ περισσότερα στοιχεία που αφορούν την επιχείρηση & το περιβάλλον που δραστηριοποιείται, σε σχέση με τις επιχειρήσεις που επιμένουν στη φιλοσοφία «εγώ ξέρω – εγώ αποφασίζω».
d. Αποκτάται ένας βραχυπρόθεσμός ή/και μακροπρόθεσμος «οδηγός πλεύσης».
Οι βασικές αρχές του προγραμματισμού είναι 3:
I. Αρχή της Χρονικής Δέσμευσης: Εδώ προσδιορίζονται χρονικά οι στόχοι και τα προγράμματα δράσης, δημιουργώντας έτσι στον επιχειρηματία ή/και τον μάνατζερ την απαραίτητη δέσμευση για την υλοποίησή τους.
II. Αρχή της Διόρθωσης: Ο προγραμματισμός στηρίζεται σε προβλέψεις ή παραδοχές, που αφορούν την εξέλιξη στο μέλλον όλων των μεταβλητών που προσδιορίζουν άμεσα ή έμμεσα την επιβίωση και στη συνέχεια την κερδοφορία της επιχείρησης. Πολλές φορές όμως είναι απαραίτητες οι διορθώσεις στον προγραμματισμό, λόγω ακριβώς του ευμετάβλητου οικονομικού, πολιτικού και κοινωνικού περιβάλλοντος που βιώνουμε.
III. Αρχή της ελαστικότητας: Οι απρόβλεπτοι παράγοντες του εσωτερικού και εξωτερικού περιβάλλοντος της επιχείρησης επιτείνουν την ανάγκη να προβλέπονται ή να βρίσκονται άμεσα εναλλακτικές λύσεις των προβλημάτων που προκύπτουν.
Οι Φάσεις του Προγραμματισμού είναι 4:
a. Καθορισμός Στόχων Επιχείρησης: Θα πρέπει να συγκεντρωθούν ορισμένες πληροφορίες ή να συνυπολογιστούν κάποιες μεταβλητές, όπως:
- Ο προσδιορισμός ικανοποιητικού επιπέδου κερδών για την επιχείρηση.
- Η διατήρηση της Κοινωνικής Ευθύνης.
- Η επίτευξη προσωπικών στόχων (διοικητικών στελεχών, υπαλλήλων κτλ.)
- Η επιλογή Ανάπτυξης & Επέκτασης (Expand or Die).
b. Διαμόρφωση Πολιτικής για την Επίτευξη των Στόχων: Δημιουργία ενός οδηγού διοικητικής δράσης, όπως οι διαδικασίες επίτευξης στόχων, η στρατηγική της επιχείρησης, η αντιμετώπιση του ανταγωνισμού και της αγοράς κτλ.
c. Ανάπτυξη Ενδιάμεσων και Βραχυχρόνιων Σχεδίων Δράσης για Υλοποίηση της Πολιτικής: Αφορούν την Πρόβλεψη των Πωλήσεων, το Οικονομικό Πρόγραμμα Δαπανών, το Πρόγραμμα Οργάνωσης και εάν μία startup απασχολεί προσωπικό μπορεί να έχει Πρόγραμμα Ανάπτυξης Στελεχών κτλ.
d. Διατύπωση Λεπτομερών Διαδικασιών για την Υλοποίηση του Κάθε Σχεδίου: Είναι η σειρά των ενεργειών και των κανόνων που πρέπει να ακολουθηθούν για την υλοποίηση των σχεδίων που αναπτύχθηκαν στη φάση 3. Η δόμηση του σχεδίου περιλαμβάνει:
- Λεπτομερή καθορισμό κάθε απαραίτητου σταδίου για εκπλήρωση του τελικού σκοπού.
- Σειρά εκτέλεσης κάθε σταδίου.
- Χρόνος και απαιτούμενες πηγές εκπλήρωσης σταδίου.
- Καθορισμός KPIs.
- Deadlines για τη συμπλήρωση κάθε σταδίου.
Οργάνωση: Δείτε παρακαλώ το πρόσφατο άρθρο μου στην ενότητα BUSINESS & TRAINING NEWS στο Semifind.gr.
Οι 2 επόμενες βασικές λειτουργίες του Σύγχρονου Μάνατζμεντ, Ηγεσία και Έλεγχος, θα αναλυθούν στο αμέσως επόμενο άρθρο μου…